fbpx

IT Projektledelse – hvad er det egentlig?

Er du ledig? Vi tilbyder også kurser.

Hvad er IT projektledelse?

Projektledelse findes i mange afskygninger. Indenfor nogle faglige specialer, eksempelvis byggeri, er del-opgaverne og fremdriften meget håndgribelig. IT-projekter er i sit udgangspunkt mindre håndgribelige. Der er talrige eksempler på store projekter, hvor misforståelser, uklare mål og ikke-afstemte forventninger har ført til utilfredsstillende resultater.

De fleste IT-projekter styres i udgangspunktet ud fra mål om et aftalt produkt leveret til en aftalt pris og til en aftalt dato. Dog er der talrige eksempler på, at en eller flere af de tre kriterier ”skrider” undervejs. Det er derfor nyttigt at kunne lave de bedst mulige estimater samt sikre den bedst mulige løbende forventningsafstemning. Det er også vigtigt at kunne handle på uforudsete udfordringer i processen. Alt dette og meget mere lærer du på vores kursus Projektledelse inkl. Agil projektledelse og projektøkonomi.

Risikostyring indenfor IT projektledelse

Hvis der på et igangværende projekt er optræk til utilfredshed, er det vigtigt at tage det i opløbet. Måske kan ressourcerne eller forventningerne justeres. Måske kan misforståelser udredes før de udvikler sig. Måske kan der justeres på den interne arbejdsdeling på holdet. Det vil ofte være bedst for alle parter, at der er indlagt en fleksibilitet – og IT-projekter har gennem årene bevæget sig fra ufleksible til mere fleksible former. Før 2000 var det således mest almindeligt at køre ”vandfalds-modellen”, hvor alle faser i projektet blev detaljeret beskrevet allerede ved opstart. Derefter var forventningen, at planen skulle følges til punkt og prikke uanset hvilke erfaringer man fik undervejs. Mange af de højtprofilerede fiasko-projekter er kørt på denne måde.

I starten af 1990’erne begyndte man at eksperimentere med mere fleksible processer. Det førte skridt for skridt til, at agile projekter ud fra Scrum i dag er det mest almindelige. Her kan man lære af erfaringer undervejs og nøjes med at detail-planlægge det næste ”sprint”. De efterfølgende ”sprint” har stadig en lavere detaljeringsgrad og kan justeres. Det kræver stadig en effektiv styring og agil projektledelse giver ikke en garanti for succes – men de fleste aktører indenfor IT-projekter hælder til den fleksible fremgangsmåde nu om dage.

IT-værktøjer til IT projektledelse

Der findes mange IT-værktøjer som kan understøtte IT-projektledelsen. Både specialværktøjer, eksempelvis JIRA, og værktøjer, som anvendes indenfor andre specialer end IT.

Med en almindelig Excel kan man nå ganske langt. Her kan man eksempelvis holde styr på tids- og pengeforbrug og man kan visualisere data via de mange stærke funktioner til dette. Eksempelvis kan man lave et Gantt-skema, hvor del-opgavernes forventede og reelle tidsforbrug vises hen ad en vandret akse. Gantt-skemaet gør det nemt at overskue afhængigheder mellem opgaver – eksempelvis at man først kan teste en brugerflade når denne er udarbejdet. Man kan også se, hvor der er mulighed for at lade opgaver overlappe hinanden tidsmæssigt og hvor der skal ske overleveringer mellem personer eller teams.

Excel har også mulighed for at visualisere milepæle – og i større projekter er der ofte mange af disse eksempelvis:

  • Milepæl 1: Kravspecifikationen er klar
  • Milepæl 2: Prototype er udarbejdet
  • Milepæl 3: Brugerflade er testet og klarmeldt
  • Milepæl 4: Systemet er dokumenteret og klar til betatest
  • Milepæl 5: Betatesten er afsluttet, de fundne småfejl er rettet og systemet er klar til ibrugtagning
Gantt-skema i Excel
Gantt-skema i Excel

Visualisering af milepæle i Excel
Visualisering af milepæle i Excel

Ressourcestyring i Excel
Ressourcestyring i Excel

Det løbende overblik over forbrugte timer og kroner kan nemt visualiseres i Excel. Det kan ske med et søjlediagram eller en af de mange andre diagram-typer i Excel.

Interessentstyring indenfor IT-projekter

I den ideelle verden er der altid en fælles forståelse af IT-projektets mål og succeskriterier mellem kunden og leverandøren – men verden er desværre sjældent ideel. Kompleksiteten øges desuden af, at der internt hos kunden kan være forskellige ønsker fra person til person. Det ses også ofte at slutbrugeren har behov, som viser sig at være utilstrækkeligt afdækket når systemet tages i brug.

Der kan på samme måde være forskellige synsvinkler fra person til person på det team, der gennemfører projektet på leverandør-siden. Eksempelvis kan enkelthed i betjeningen og sikkerhed trække i hver sin retning og i samspillet mellem ”front end” / brugerfladen og ”back end” / ”motorrummet” kan kræve løbende forventningsafstemning.

Mange IT-projekter er struktureret på en måde, hvor den betalende kunde ikke er den eneste slutbruger. Dette gælder for det meste indenfor offentlige IT-projekter og i mange tilfælde også indenfor IT-projekter i den private sektor, forenings-verdenen m.fl. Dette tilføjer selvsagt et ekstra lag af kompleksitet i interessentstyringen, bl.a. fordi kommunikationsvejen fra leverandør til slutbruger bliver ekstra lang.

Når færdige systemer betjenes via privatpersoners mobile enheder sådan som det er tilfældet i mange app-projekter, bliver forskelle mellem smartphones af forskelligt mærke, størrelse og alder et tema.

Faldgruber indenfor IT projektledelse

Selv det bedst planlagte IT-projekt kan få et forløb, som er utilfredsstillende. Det kan skyldes mislykket kommunikation, som ikke bliver rettet op i tide og derfor udvikler sig til samarbejdsvanskeligheder. Der kan være personer, som forlader projektet og nye som kommer til. Der kan også være mål og succeskriterier som ændrer sig undervejs.

Når tingene bliver vanskelige og prioriteringerne skal være skarpe, kan en projekttrekant være et nyttigt værktøj til at afstemme forventninger.

Projekttrekanten bruges ofte til at få kunden til at placere et kryds som afspejler prioriteterne. Dette kryds kan være tæt på et hjørne for at symbolisere at emnet ved dette hjørne er vigtigt – men dermed kommer krydset samtidig til at være langt fra et andet hjørne med et andet emne.

I eksemplet herunder er der valgt de tre kriterier ”lav pris”, hurtig levering” og ”høj kvalitet” – men det er blot eksempler. I nogle projekter vil oversættelse til flere sprog være et tema, i andre vil anvendelighed på mobile enheder være vigtigt. I atter andre vil grundig dokumentation være afgørende. IT-projekter findes i mange forskellige størrelser, indenfor mange forskellige typer organisationer og til brug for vidt forskellige slutbrugere – og projektets udformning og prioriteter bliver naturligvis et spejlbillede af dette.

Eksempel på projekttrekant
Eksempel på projekttrekant

Hvad siger vores kursister om os?

Vi hos Itucation har en score på 4,9 på Trustpilot! Det er vi meget glade for, da det jo må betyde, at vi er gode til det vi gør bedst! Nemlig at udbyde kurser som folk kan bruge på deres videre rejse på arbejdsmarkedet.

Vi er altid under udvikling, så vi modtager selvfølgelig anmeldelser med glæde – ris som ros!

Skrevet af Kåre Bjørn Jensen

Er du interesseret i at høre mere om vores kurser?

Send os en uforpligtende henvendelse og hør mere om vores kurser.

Vi kontakter dig hurtigst muligt for nærmere vejledning.

Hør mere om vores kurser

Lav en uforpligtende henvendelse og hør mere om vores kurser. 

Vi kontakter dig for nærmere vejledning.