fbpx

Intern kommunikation – hvad er det egentligt?

Er du ledig? Vi tilbyder også kurser.

Hvad er intern kommunikation?

Når en organisation har mere end én medarbejder, er der behov for intern kommunikation. Jo større organisationen er, jo mere omfattende bliver behovet for at understøtte det med hensigtsmæssige platforme og ”kommandoveje”. I den lille organisation vil meget kunne klares face to face og/eller via mail. I den store organisation kan mails til mange modtagere nemt udvikle sig til en uoverskuelig dialog. Heldigvis er der mulighed for at understøtte den interne kommunikation med eksempelvis et intranet eller et internt nyhedsbrev.

Skal passe til organisationen

Såvel ekstern som intern kommunikation er i de fleste organisationer et spejlbillede af virksomhedens kultur. Der er eksempelvis en verden til forskel på, hvordan kommunikationen foregår i et stort advokatfirma og på et lille autoværksted.

Når organisationen er stor og kompleks, vil der ofte være stor spændvidde i medarbejdernes uddannelsesniveau og faglige specialisering. Hvis virksomheden er international, kan sproglige og kulturelle forhold også spille ind. Mange store danske virksomheder har eksempelvis engelsk som internt koncernsprog. Der kan være stor forskel fra person til person på, hvor godt de formår at udtrykke sig mundtligt og skriftligt på dette sprog.

Styr fri af konflikter i den interne kommunikation

Idet mundtlige og skriftlige budskaber opfattes forskelligt fra person til person, kan der opstå konflikter relateret til den interne kommunikation. Der er heldigvis også mulighed for at undgå disse. På vores kursus Kommunikation i praksis inkl. Office-pakken lærer du både om dialogbaseret kommunikation, web- og organisationskommunikation, konflikthåndtering, samtaleværktøjer m.v. sideløbende med at du får erfaring med Word, Excel, PowerPoint og de øvrige programmer i Office-pakken.

Sørg for at intern kommunikation overholder gældende regler

Ligesom der er love og regler i det omgivende samfund, er der også forhold internt i organisationen, som er underlagt lovgivning og regler. Nogle af disse vedrører den interne kommunikation mens andre vedrører andre forhold.

Ansættelsesret og personalejura er eksempler på lovgivning, som bl.a. griber ind i den interne kommunikation. Nogle gange i samspil med funktionærloven og/eller en overenskomst. Der er eksempelvis forhold vedr. sygdom, ferie, barsel mv. som kommunikeres internt og som er underlagt regler. Det samme gælder rekruttering og afskedigelse – og mens man er ansat, kan forhold vedr. eksempelvis stress, trivsel og arbejdsmiljø gribe ind i den interne kommunikation. Alt dette kan du lære om på vores kursus Løn & personalejura inkl. HR, lønsystemer & MS Office.

GDPR er også et tema i den interne kommunikation

GDPR-lovgivningen med alt hvad den indeholder omkring persondata, arbejdsgange mv. griber også ind i den interne kommunikation. Eksempelvis sker intern kommunikation ofte via mail – og mange mails har et indhold, som er relateret til GDPR. Det kan eksempelvis definere hvor længe en mail må opbevares, om den skal sendes via sikker mail og hvorvidt IT-afdelingen eller andre ”uvedkommende” har adgang til at læse indholdet. Alt dette kan du lære om på vores kursus GDPR-koordinator og persondataspecialist.

Samspillet mellem Intern og ekstern kommunikation

Den interne kommunikation tager ofte afsæt i oplysninger fra kunder eller andre eksterne. Dette ses eksempelvis i hotel- og turistbranchen, hvor dialog med kunder efterfølgende fører til intern registrering (eksempelvis af værelsesnummer og betaling). Det sker også i interne arbejdsgange (eksempelvis hvornår gæsten rejser og værelset skal gøres klar til næste gæst). Her vil dele af den interne kommunikation være understøttet af bookingsystemer og andre branchespecifikke IT-systemer. Hos frontpersonalet vil der også være behov for et veludviklet kommunikations-håndværk når uforudsete situationer skal håndteres, konflikter skal undgås eller nedtrappes og tilfredshed skal videreformidles for at tiltrække den næste kunde. Alt dette kan du lære mere om på vores kursus Kommunikation i praksis inkl. bookingsystemer & sociale medier.

Intern kommunikation ifm. salg

Dynamikker og teknikker fra hotel- og turistbranchen nævnt ovenfor kan genfindes i salgs-miljøer, hvor de får følgeskab af en række andre kommunikative greb. De dygtigste sælgere har ofte stor selvindsigt og det er udbredt i denne branche at lave personprofiler ud fra DISC eller andre systemer. Dermed får man både indsigt i sine egne handlemønstre og hvordan man indgår i relationer – såvel i arbejdet med kunder som kolleger.

Salgsafdelinger bruger ofte CRM-systemer og i nogle tilfælde også planlægningssystemer eller andre specialiserede IT-systemer til at understøtte den interne kommunikation. Alt dette kan du lære mere om på vores kursus Salgspsykologi & grundlæggende salg.

Intern kommunikation understøttet af Office-pakken

Idet store dele af den interne kommunikation foregår via mail samt på interne møder, vil mange kontormedarbejdere anvende Outlook som et centralt arbejdsredskab til formålet. Office-pakken rummer imidlertid mange andre værktøjer og tjenester, som kan bidrage til at understøtte andre dele af den interne kommunikation. Det kan være med ”online-harddisken” OneDrive, dokumenter lavet i Word eller OneNote eller via visualiseringer af data i Excel. Disse visualiseringer samt andre typer indhold kan indsættes i præsentationsprogrammet PowerPoint, som ofte anvendes til bl.a. møder og undervisning.

Alle disse smarte værktøjer og teknikker kan du lære om på vores kursus Work Smarter med IT & Office-pakken.

Intern kommunikation i projektarbejde

I projektarbejde er det almindeligt, at personer med vidt forskellige specialer skal arbejde frem mod et fælles mål og indfri dette forud for en fastlagt deadline og et fastlagt budget. Her er det almindeligt at anvende projektstyringsværktøjer og -metoder for at sikre et løbende overblik og en fælles forståelse af den aktuelle status. Hvis der er tale om IT-projekter, anvendes ofte framework’et Scrum, og man arbejder bl.a. med veldefinerede roller og ”milestones”. Dette kan du lære mere om på vores kursus Projektledelse inkl. Agil projektledelse og projektøkonomi.

Skrevet af Kåre Bjørn Jensen

Er du interesseret i at høre mere om vores kurser?

Send os en uforpligtende henvendelse og hør mere om vores kurser.

Vi kontakter dig hurtigst muligt for nærmere vejledning.

Hør mere om vores kurser

Lav en uforpligtende henvendelse og hør mere om vores kurser. 

Vi kontakter dig for nærmere vejledning.